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【分享】2019年GMP现场检查注意事项及应对技巧

2019-01-08 305

 现场决不允许出现的问题

 

 

1、各种现场存放的物料,出现帐、卡、物不符或没有标签或没有定置定位;

 

2、现场演示无法操作或操作不合规、不能说清如何工作;

 

3、现场(包括垃圾桶、垃圾站)存在废旧文件(受控或非受控),或有撕毁记录,随意涂改以及提前或明显滞后填写现象;

 

4、专家面前推卸责任、争辩、训斥下属或有阻挠、干扰检查工作的现象;

 

5、环境温湿度、压差、洁净区密封等方面存在问题;

 

6、穿着洁净服行走在不同洁净级别区域之内;

 

7、现场设备设施表面存在明显的锈迹、油污或粉尘。.

 

8、车间、仓库存在啮齿类动物尸体、粪便或其他活动痕迹。

 

 

各部门车间指定负责回答问题的人员素质要求

 

 

1、有能力可胜任;

 

2、沉稳自信;

 

3、放心可靠、能信任的(以防故意捣乱);

 

4、有经验及专业有知识;

 

5、不该说的别乱说,以免节外生枝。

 

 

各部门必须注意的问题

 

 

(一)设备设施方面必须避免出现的问题

 

1、不合理安装(设计缺陷,可能引起操作不便及清洁不彻底情形,继而怀疑验证确认的合理性);

 

2、管道连接不正确(存在交叉或较多盲端以及流通不畅、倾斜角度不对等);

 

3、缺乏清洁(设备内表面有残留,清洗SOP的有效性);

 

4、缺乏维护(现场存在跑冒滴漏的痕迹或正在进行);

 

5、没有使用或运行记录;

 

6、使用不合适的称量设备或检测设备;

 

7、设备、管道无标志,未清楚地显示内容物名称和流向;

 

8、有故障和闲置不用的设备未移走或标识不清楚。

 

9、压差表不回零或指示不准确。

 

(二)生产现场检查时避免出现的问题或关注点

 

1、人流、物流、墙壁、地面、交叉污染;

 

2、每个区域,每次只能生产一个产品,或者必须没有混淆、交叉污染的危险;

 

3、同一批物料或不同批号是否放在一起,相关管理措施;

 

3、在开始生产之前,对生产区和设备的卫生进行检查;

 

4、产品和物料要有防止微生物和其它污染源污染的措施;

 

5、进入生产区人数受控、部分使用物品受控,偏差受控制,中间过程受控制;

 

6、计算产量和收率,不一致的地方则要调查并解释;

 

7、签字确认关键步骤;

 

8、包装物或设备进入生产区之前,清除其上不适当的标签;

 

9、环境检测;

 

10、避免交叉污染,定期有效的检查,SOP及相关记录;

 

11、避免灰尘产生和传播,通风或净化措施的处理;

 

12、生产前要经过批准(有生产指令);

 

13、中间产品和待包装品:储存条件符合,标识和标签齐全;

 

14、重加工的SOP,执行情况;

 

15、在生产区域内不得有:吃东西、喝水、吃零食、抽烟或存有食物、饮料,私人药品等私人物品;

 

16、操作者不得裸手直接接触原料、中间产品和未包装的成品;

 

17、GMP检查员的洁净服按男女备足合体;

 

18、操作工熟悉本岗位操作、清洁SOP;

 

19、设备在清洁、干燥的环境中进行储藏;

 

20、完整的清洁记录,显示上一批产品;

 

21、记录填写清晰符合规范,复核人签字,没有涂改,用墨水或其它不能擦掉的笔填写;

 

22、记录及时和操作同步,按及时、准确、清晰、完整八字方针执行;

 

23、记录错误修改:原来的字迹留存,修改者签名和修改日期,注明修改的原因,不得涂改;

 

24、包装区域员工熟悉作废的印刷包材的销毁SOP,而且有记录;

 

25、包装线很好地分开,或用物理栅栏隔离,防止混淆,外包区与洁净缓冲区进行很好管理,防止操作及人员的交叉;

 

26、在包装场所或包装线上挂上包装的品名和批号;

 

27、对进入包装部门的物料要核对,品名,与包装指令一致;

 

28、打印(如批号和有效期)操作要复核并记录;

 

29、手工包装要加强警惕,防止不经意的混淆,防止头发及其他随身物品脱落至包装袋中。

 

30、关键设备确认状态的标签,如无菌注射剂的灯检机。

 

(三)化验室现场检查时的关注点

 

1、清洁:地板、墙、天花板,集尘、通风,光照,管道,记录、记录本等现场整洁有序;

 

2、文件和记录:取样和留样SOP及样品和记录的保存,稳定性试验,与质量有关的投诉的调查,所有物料和产品的检验,检验的管理,质量标准,相关GMP文件,记录本,检验结果,检验报告单,标签,趋势分析,归档;

 

3、试剂、滴定液、毒品和危险品、标准品配制、标签、记录、存放等;

 

4、玻璃器皿:安全使用(裂纹、碎裂、打破、未校者不得出现在现场);

 

5、仪器校准:周期、相关记录、合格证等;

 

6、PH计:操作、清洁、校准等SOP,缓冲液配制,标签,记录;

 

7、天平:防震,校正、维护;

 

8、分析方法验证(药典或非药典);

 

9、稳定性实验(加速、长期);

 

10、微生物实验室(无菌、微生物限度、阳性检查);

 

11、各操作室或操作台洁净度检测结果、记录等。

 

12、工作站数据需要展示的内容,提前演练和预案。

 

13、各类实验数据的完整性(是否存在规程描述的编号、删除、修改、保存、备份及验证的不当管理及处置)

 

14、液相、气相等工作站或CDS的电脑在不使用时需要锁屏,可以设置自动锁屏。

 

(四)质量管理部现场检查时的关注点

 

1、产品年度回顾及时完整、总结具有条理性,对不良趋势进行论述;

 

2、审计:GMP自检,对供应商的审计和药政部门按规定检查的资料及整改报告;

 

2、变更控制;

 

3、投诉:包括产品质量投诉、药品不良反应报告和疑似虚假药品的投诉;

 

4、偏差管理;

 

5、产品放行;

 

6、返工、再加工管理;

 

7、SOP管理;

 

8、各级人员资质、培训。

 

(五)各部门办公区域场所

 

1、严禁杂乱的记录、文件散放于桌面;

 

2、非受控及其他不可出示记录或文件需清理,受控文件需为现行版并有目录,经整理后可存放至文件夹归档;

 

3、已开启的电脑桌面需进行清理,部分文件可备份至U盘后清除;

 

4、整理个人电脑桌面的私人邮箱或工作邮箱,不得呈开启状态,需加密后关闭;

 

5、办公抽屉尽量减少或不存放与工作无关的私人物品。

 

6、保持办公墙面整洁,仅可悬挂日历等与工作无直接关联的物品。

 

 

现场检查时必须做到

 

 

(一)文件和记录方面(即如何向审计官提供文件)

 

1、仅提供检查员要看的文件资料;

 

2、所有递交给检查人员的文件,事先一定要尽可能经部门负责人快速检查一遍(以免有纸条夹带或其他错误如漏签名等现象);

 

3、慎重回答检查员对原始数据和各种记录所提出的问题(以免使检查员产生有“造假”的错觉)。

 

(二)人员方面:

 

1、在GMP检查人员到来之前,所有相关人员必须提前就位;

 

2、由公司指定人员负责会议安排和迎接检查员;

 

3、由公司指定领导向检查员介绍所有相关人员;

 

4、由公司指定人员陪伴检查员进行现场,要保持陪同人员最少,以免出现有阻碍检查错觉。

 

5、GMP认证检查期间,各部门负责人必须将检查过的内容、检查员质疑的问题、检查时被发现的指出的问题于当天下班前汇总到质量部简短总结,并提醒到各部门接下来需注意;

 

6、检查过程需有一名经验丰富的领导人员,统筹指挥、尽可能灵活引导现场检查,做出预测决策,扬长避短。

 

 

检查员提问问题时必须注意

 

 

1、未在SOP中规定而进行操作和管理的内容,尽量不要和检查员交谈;

 

2、问啥答啥,禁止临时发挥,不要展开或演绎解释过多问题。

 

检查人员大多时候会在不同的地点、时间,向不同的人员提出同样的问题。如果答案是不一致的,他们会产生疑问,为什么会这样?

 

3、对检查员提问进行回答时:

 

(1)不能拒绝;

 

(2)直接回答,不能含糊不清;

 

(3)绝不能出现相互矛盾的回答;

 

(4)确实不会回答时,坦诚承认并提出让更了解的人回答;

 

(5)在回答问题时特别注意:要自信地回答问题,确保你的回答是准确的,如果你不知道,可放弃回答并提出让更了解的人回答;如果问题的回答需要从专家的角度回答,请专家回答;

 

如果你承诺了一个问题,一定要完成它,切记不要说谎。

 

(6)回答问题时避免出现的话语

 

①我想这可能是…

 

这意味着你不知道不了解,如果是你负责人,这是不可以接受的---你应该知道;不要试图欺骗,不要说你不知这一状况;停止你的错误,让适合的人员提供正确的回答。

 

②是的,通常是…

 

立即会引起检查人员问不正常情况;应该避免,除非你有文件,验证等支持不正常的情况;切记-回答仅回答被问的问题,不要试图猜测检查人员的下一个问题。

 

③那不是我的问题…

 

引出一个非常负面的反应,不要把你责任范围应负责的问题推给其它部门,一定会引发调查就这一问题所相关的所有方面的问题,意味着部门间的不和谐,检查人员一定会从假想的这里一定有相关的问题而开始调查。

 

④那太贵了…

 

所有负面的回应,都是不可接受的;提出可供选择的方案,当检查人员认为那是必需采取的措施,价格是不可接受的原因,通常会说明SOP没有被很好的执行;对变更对产品质量的影响,没有可靠的保证,这样马上就显示出变更缺乏控制管理。

 

⑤说实话…

 

给了一个印象,以上的回答都不是实情,成功的检查是建立在诚信的基础上的,不要让粗心和无意渐渐地毁了诚信。

 

⑥我们一直就是这样…

 

首先表明你没有改正的意向;看起来是不想听取检查员的意见;你的知识水平太差了,欠缺培训。

 

 

GMP认证检查中各部门须遵守的“十要”和“十不要”

 

 

(一)十要

 

1、要将你所提供的回应,全部整理归纳;

 

2、要做你或部门需作的事,讲你或部门所需讲的;

 

3、要确保所提供的资料或数据,在出示之前已被审核确认过;

 

4、要及时地给出正确的资料或信息;

 

5、要确保你及部门的区域干净整洁;

 

6、要及时解决和处理细小的问题,在检查员知道之前;

 

7、如果你没听懂所问的问题,首先要弄清楚问题再回答;

 

8、仅就问题而答,只要拿所需资料;

 

9、要非常熟悉你的现场和档案资料;

 

10.要快速提供关键的文件档案。

 

(二)十不要

 

1、不要猜测。如果你不是最适合的人选,你就不要回答;

 

2、不要胡聊。确保你的回答简明而正确;

 

3、不要被检查人员干扰,保持平静和有序的心态完成;

 

4、不要显得没有信心,吞吞吐吐;

 

5、不要说谎或回避;

 

6、不要给出不可能获得支持的承诺;

 

7、不要首先申辩而后回应;

 

8、不要提供虚假的数据或信息;

 

9、不要违反SOP,同时也不许检查人员违反;

 

10、不要提供与本次认证无关的同类资料给检查人员。

 

伴随客户及官方对GMP药企现场审计趋于常态,药企必须通过提高软件及硬件管理水平予以平常心适应对待。在尽量减少或不影响或生产运行的情况下,强化并细化现场管理,因为绝大部分问题都是从现场引发的。首先从提高人员执行力做起,制定各类问题的整改目标方案,每个明确的目标均要保障有强力的PDCA循环,如此不断改善提高并形成良好循环。